Green and centrally located meeting location
Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW

green and centrally located
near Utrecht by car in 2 minutes

free wifi
in all meeting rooms and hotel rooms

free parking
+ station shuttle from Amersfoort CS

4 trends voor vergaderingen en evenementen in 2017

Met het Nieuwe Werken en de digitale ontwikkelingen zien we ook de vergader- en event omgeving sterk veranderen. Het afgelopen jaar hebben we al verschillende manieren van vergaderen gezien en ook tijdens events worden de ontwikkelingen aan de lopende band doorgevoerd om de betrokkenheid te behouden en zelfs vergroten. Waar moet u het komende jaar rekening mee houden bij het organiseren van vergaderingen en evenementen? En hoe ziet een efficiënte locatie eruit? Lees in dit artikel de 4 belangrijke trends voor 2017.

Vergader trend 1: visuele bijeenkomsten

Tegenwoordig willen we onze tijd zo efficiënt mogelijk inrichten. Hierdoor kan het voorkomen dat enkele medewerkers niet bij een vergadering aanwezig kunnen zijn of dat een belangrijke spreker tijdens uw evenement de reisafstand te lang vindt. Tot voor kort zouden beide situaties een probleem opleveren, maar met de komst van technologische ontwikkelingen is er steeds meer mogelijk.

Door middel van ‘Holographic Telepresence’ kunt u perfect communiceren met uw collega die niet fysiek afwezig is en de spreker geeft gewoon haar presentatie voor een grote zaal met bezoekers. Daarnaast werd er afgelopen jaar al veel gewerkt met livestream en dit jaar wordt de trend echt doorgezet. Mensen die niet aanwezig kunnen zijn, kunnen eenvoudig online meekijken.

Vergader trend 2: het digitale tijdperk

Notulen tijdens een vergadering kunnen echt niet meer op papier. Er wordt  daarom steeds meer gebruik gemaakt van auto- en of videonotulen. Ook papieren vergaderstukken komen de vergaderruimte niet meer in. Tegenwoordig kan alles eenvoudig op een tablet of laptop gezet worden. De term papierloos vergaderen is dan ook bij de meeste bedrijven wel bekend.

Niet alleen tijdens vergaderingen, maar zeker ook tijdens evenementen komen we steeds meer terecht in de digitale wereld. Informatie is eenvoudig te verzamelen en te verspreiden onder de bezoekers. Online registratie wordt steeds gemakkelijker en nieuwsbrieven en andere content kunnen steeds eenvoudiger en gepersonaliseerd verstuurd worden. 

Vergader trend 3: kleiner en persoonlijker

Hoewel livestreaming ervoor zorgt dat iedereen online mee kan kijken, wordt het inspelen op de behoeften van de doelgroep aankomend jaar nog belangrijker tijdens vergaderingen en evenementen. Steeds vaker wordt de voorkeur gegeven aan kleine sessies en workshops in plaats van grote plenaire sessies. 

Ook tijdens vergaderingen wordt er steeds vaker kritisch bekeken wie er nu daadwerkelijk baat heeft om bij de vergadering aan te sluiten. Regelmatig worden projectgroepen onderverdeeld om te voorkomen dat medewerkers hun tijd verdoen bij een vergadering die niet relevant is.

Vergader trend 4: maatschappelijk verantwoorde locaties

Alle facilitaire zaken van een vergadering of evenement worden zo duurzaam mogelijk ingericht. Denk hierbij aan een groene event- of vergaderlocatie, biologisch en duurzame catering, minder gebruik van papier en slim omgaan met het transport en vervoer van personen. Zo wordt het bijvoorbeeld aangemoedigd om met het openbaar vervoer te gaan in plaats van met de auto. Het verantwoord vergaderen is niet alleen goed voor het milieu, maar het verandert ook de mindset tijdens een vergadering of evenement. 

Vergaderingen en evenementen zullen er aankomend jaar dus heel anders uit komen te zien. Houdt dit ook in uw achterhoofd als u een van beide gaat organiseren. Voor een mooie en duurzame vergader- of evenementenlocatie in Utrecht kunt u in ieder geval bij Landgoed ISVW terecht. Neem vrijblijvend contact op of bekijk ons blog voor meer inspiratie. 

« back to list