Green and centrally located meeting location
Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW

green and centrally located
near Utrecht by car in 2 minutes

free wifi
in all meeting rooms and hotel rooms

free parking
+ station shuttle from Amersfoort CS

8 tips om een succesvol congres te organiseren

Een congres organiseren is een tijdrovende klus waarin de nodige voorbereiding zit. Want een mislukt congres is niet alleen zonde van de tijd en het geld, maar ook nog eens slecht voor uw imago. Ga daarom goed voorbereid aan de slag met onze tips voor het organiseren van een succesvol congres.

  1. Begin op tijd met de voorbereidingEen congres organiseren kost veel tijd. Lijkt logisch, maar toch gaat het op dit punt vaak mis. Zeker als u topsprekers wilt uitnodigen is het vaak nodig om deze 6-8 maanden van tevoren te boeken. Start in ieder geval minimaal vier maanden van tevoren met de voorbereidingen en zorg dat de uitnodigingen uiterlijk 6-8 weken voor het congres verstuurd zijn. Zo kunnen bezoekers tijdig ruimte in hun agenda reserveren. 
     
  2. Zorg voor voldoende budget en capaciteitEen congres hosten is al snel een prijzige aangelegenheid. Het huren van een locatie, verzorgen van techniek en het inhuren van personeel en sprekers; het zijn slechts een paar voorbeelden van kostenposten. Breng van tevoren dus goed in kaart wat uw wensen zijn en zorg dat er voldoende budget beschikbaar is. Een ander punt dat vaak wordt vergeten is het verzorgen van voldoende capaciteit bij de betrokken personen. Erg belangrijk, want het organiseren van een congres kost nu eenmaal tijd en u wilt niet dat verantwoordelijke personen zaken gaan afraffelen omdat ze er eigenlijk geen tijd voor hebben.
     
  3. Zorg voor variatie in het programmaEen boeiend en inspirerend programma is belangrijk om bezoekers naar uw congres te krijgen. Om dit te realiseren is het slim om naar uw klanten en bezoekers te luisteren en/ of topic research te doen en zo een beeld te vormen van de zaken die zij relevant vinden. Uiteindelijk gaat het er tenslotte om dat de bezoekers tevreden zijn en dit delen met de buitenwereld. Pas dus op dat u niet enkel sprekers uitnodigt die u zelf interessant vindt.Zorg daarnaast voor variatie in het programma. Een dag met alleen maar lezingen gaat ook vervelen. Varieer bijvoorbeeld met workshops of, als u toch enkel lezers heeft, dat deze niet alleen maar aan het praten zijn maar hun verhaal ook overbrengen met media zoals filmpjes. Tip: sluit af met een topspreker. Dit vergroot de kans dat bezoekers tot het einde van het congres blijven. 
     
  4. Kies een congreslocatie die bij uw event pastOok de locatie heeft een grote invloed op de uitstraling en het verloop van het congres. Denk na over wat uw evenement moet uitstralen en zorg dat alle benodigde faciliteiten aanwezig zijn. Gaat u bijvoorbeeld puur voor functionaliteit of gaat u toch voor de charme van een congreslocatie in de bossen? Zaken om rekening mee te houden.Zorg ook voor één aanspreekpunt binnen het conferentiecentrum die voor, tijdens en na het congres goed bereikbaar is. Dit werkt een stuk handiger dan dat u contact heeft met allerlei verschillende medewerkers. Maak met de locatie ook goede afspraken over uw wensen op het  gebied van bijvoorbeeld catering en het ontvangen van bezoekers.  
     
  5. Zet social media in voor de promotieSocial media zijn een mooie aanvulling op uw communicatiemix en bieden diverse interessante voordelen. Zo heeft u een gratis extra platform om nieuws rondom uw evenement onder de aandacht te brengen. Daarnaast zijn social media geschikt om de interactie met uw doelgroep aan te gaan en uw event meer tot leven te brengen. Ook tijdens het congres kunt u social media inzetten om bijvoorbeeld een Livewall te creëren waarop posts over uw evenement te zien zijn.
     
  6. Zorg dat de techniek goed is geregeldTechniek is geweldig, als het tenminste werkt. Zorg dus dat alle zaken met betrekking tot techniek goed zijn geregeld. Test alles op voorhand en zorg dat er voor essentiële zaken een back-up plan is. Zo voorkomt u dat een spreker halverwege zijn verhaal wordt afgebroken door falende techniek of dat er toch geen beamer blijkt te zijn.
     
  7. Spreek een duidelijke taakverdeling afNaast het regelen van voldoende capaciteit qua personeelsuren is het ook belangrijk om een heldere taakverdeling af te spreken. Door goede afspraken is voor iedereen duidelijk wie wat doet en voorkomt u dat zaken niet zijn uitgevoerd omdat de ene collega dacht dat de andere het zou doen. Een belangrijke bijdrage in het soepel verlopen van het congres.
     
  8. Voorkom lange rijen bij het incheckenIs het moment eindelijk daar? Dan is een lange wachtrij natuurlijk geen lekkere start van uw congres. Zorg dus dat het inchecken soepel gaat en regel extra personeel in de ochtenduren om dit piekmoment in drukte op te vangen. Zorg ook dat u al tijdig aanwezig bent om te vroege bezoekers op te vangen. Reserveer ook plaatsen achter in de zaal voor eventuele laatkomers zodat de spreker zo min mogelijk gestoord wordt bij verlate binnenkomers.

En tot slot: evalueer uw evenement! Bekijk wat goed en niet goed ging en trek hier lering uit voor de volgende keer dat u een congres georganiseerd. Zo organiseert u de volgende keer een nog beter congres!

Tot zover onze tips voor het organiseren van een congres. Meer handige tips lezen? Bekijk dan onze blog en bekijk ook onze mogelijkheden voor de organisatie van uw congres. Of neem contact op voor meer informatie

« back to list