Green and centrally located meeting location
Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW

green and centrally located
near Utrecht by car in 2 minutes

free wifi
in all meeting rooms and hotel rooms

free parking
+ station shuttle from Amersfoort CS

De spelregels bij vergaderen

Echte vaststaande regels voor vergaderingen zijn er niet, maar het is wel belangrijk om binnen uw bedrijf zelf de spelregels op te stellen. Een vergadering zonder spelregels loopt zondermeer uit de hand. Om u toch een houvast te geven, vindt u hieronder een aantal handige spelregels met betrekking tot vergaderen.
 

  • Benoem een voorzitter
    Om een vergadering strak te houden en vrijblijvend gebral te vermijden is het van belang om een voorzitter te benoemen. Iedere vergadering heeft namelijk een leider nodig. Neem deze leidersrol dan ook serieus en stuur de vergadering waar nodig aan. Snoer deelnemers de mond of moedig ze juist aan om hun mening te delen. De voorzitter kan altijd dezelfde persoon zijn, maar misschien is het ook erg leuk om hierin te rouleren, afhankelijk van uw bedrijfscultuur.
     
  • Start op het afgesproken tijdstip
    Afspraak is afspraak en dat geldt zeker met vergaderingen. Wellicht dat deelnemers voor en/of na de vergadering nog andere meetings hebben staan, dus start altijd op het afgesproken tijdstip. Wacht dus niet op mensen die te laat binnenkomen, dit moedigt ze namelijk alleen maar aan om de volgende keer weer te laat te komen, want er wordt toch wel op ze gewacht.
     
  • Rond op tijd af
    Voor een vergadering wordt meestal (dit is natuurlijk per bedrijf en de vergaderfrequentie afhankelijk) een uur gerekend. Ook van deze duur gaan de deelnemers dus gewoon uit. Een tijdige afronding is dus ook erg belangrijk, dit om horlogekijkers te voorkomen. Mensen hebben het tegenwoordig toch allemaal erg druk.
     
  • Koetjes en kalfjes
    Ook mensen in het bedrijfsleven zijn gewoon mensen. Wanneer sommigen elkaar al een geruime tijd niet gezien hebben, willen ze toch even gezellig bijkletsen over koetjes en kalfjes. Houd hier in uw planning dan ook rekening mee, zodat u dit altijd ingedekt heeft. En zo houdt u als voorzitter de deelnemers ook altijd te vriend.
     
  • De agenda
    Met betrekking tot de agenda zijn er zowel voor de voorzitter als de overige deelnemers aan de vergadering spelregels verbonden. Voor de voorzitter is het belangrijk om ruimschoots voorafgaand aan de vergadering op te stellen (al dan niet met input van andere deelnemers). En wanneer de deelnemers de agenda voorafgaand aan de vergadering toegestuurd krijgen, is het aan hen om deze agendapunten alvast voor te bereiden.
     
  • Wijs een notulist aan
    Om te voorkomen dat mensen gedurende de vergadering allerlei zaken op papier zitten te krabbelen, of om als voorzitter de voorzittersrol goed te kunnen vervullen, is het belangrijk om een notulist aan te wijzen. Zo kunnen zowel de deelnemers als de voorzitter zichzelf volledig op de vergadering focussen.
     
  • Mijd hand-outs
    Om te voorkomen dat mensen niet opletten, is het een aanrader om hand-outs aan het begin van de vergadering te mijden. Wanneer u deze aan het begin uitdeelt, gaat namelijk iedereen hierin bladeren en/of lezen met afleiding tot gevolg. Om deze afleiding te voorkomen is het dus beter om hand-outs aan het begin van de vergadering te mijden.

Hopelijk geven bovenstaande tips u een houvast met betrekking tot het inrichten van uw vergadering. Stel in ieder geval wel spelregels op zodat zowel de deelnemers als uzelf weten waaraan ze toe zijn.

« back to list