Green and centrally located meeting location
Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW

green and centrally located
near Utrecht by car in 2 minutes

free wifi
in all meeting rooms and hotel rooms

free parking
+ station shuttle from Amersfoort CS

Tips om orde te houden tijdens een vergadering

Als voorzitter van een vergadering ligt er een zware last op uw schouders. U moet er namelijk zorg voor dragen dat alle agendapunten behandeld worden én dat iedereen zijn of haar zegje gedaan heeft BINNEN een bepaald tijdsbestek. Maar hoe zorgt u hier nou voor? Wellicht dat deze tips om orde te houden gedurende een vergadering u verder op weg kunnen helpen.

De agenda
Het allerbelangrijkste voor het creëren van orde en het handhaven van de orde is de agenda. Laat de deelnemers voorafgaand aan de vergadering dan ook al kennis maken met de agendapunten of laat ze zelf agendapunten aandragen. Zo hebben ze namelijk het idee dat ze hun zegje al gedaan hebben en komt de inhoud niet rauw op hun dak vallen.

Maar ook tijdens de vergadering is de agenda erg belangrijk. Omdat iedereen namelijk al weet wat er gaat komen, is het van belang om uzelf aan deze agendapunten te houden. Bepaal voor uzelf een tijdsbestek waarin bepaalde punten behandeld moeten zijn en werk ook naar die eindtijd toe.

Maak uw structuur kenbaar
U kunt wel heel goed in uw hoofd hebben welke vergadervorm van toepassing gaat zijn in de vergadering, maar maak deze structuur dan ook kenbaar aan de overige deelnemers. Op deze manier is iedereen op de hoogte, waardoor u ook de mogelijkheid heeft om mensen hier op te wijzen. Doet u dit niet? Dan kunt u nergens op teruggrijpen, waardoor de kans groot is dat u de orde verliest.

Laat iedereen aan het woord
Elk bedrijf en elk team heeft wel te maken met mensen die altijd aan het woord zijn en mensen die juist nooit hun mening geven. Om ervoor te zorgen dat iedereen met een voldaan gevoel de vergadering verlaat, is het van belang dat iedereen ook daadwerkelijk heeft deelgenomen. Maak hier voor uzelf een bepaald stramien voor. Maak een rondje, zodat iedereen aan het woord komt en begin elk rondje bij een andere deelnemer. Is dit te kort door de bocht? Zorg dan voor een praatstoel, praatstok of praathoed. Alleen diegene die op de praatstoel zit (of de praatstok vastheeft of de praathoed op heeft) mag iets vertellen.

Vat elk agendapunt samen
Het is de taak aan de voorzitter om een samenvatting te geven van de besproken punten. Wanneer u de samenvatting van een bepaald punt geeft, betekent het dat dit punt ook echt gesloten is. Met deze duidelijke structuur weet ook echt iedereen dat dat punt afgesloten is.

Zoals u ziet is de agenda ook hier de leidraad van de vergadering. Zonder duidelijke structuur vooraf is een goede orde al ver te zoeken.

« back to list