Green and centrally located meeting location
Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW

green and centrally located
near Utrecht by car in 2 minutes

free wifi
in all meeting rooms and hotel rooms

free parking
+ station shuttle from Amersfoort CS

Wat u als notulist vooral niet moet doen

De rol van notulist wordt vaak als ondergewaardeerde rol gezien, maar eigenlijk bent u als notulist juist net zo belangrijk als de voorzitter. Als notulist is het aan u om de vergadering op zo een manier samen te vatten dat iedereen, dus ook afwezige personen, kunnen nalezen wat de essentie van de vergadering was. Wat u als notulist moet doen wijst zichzelf uit, maar wat moet u nu juist niet doen? Dat behandelen we in dit artikel.

Deelnemen aan de vergadering
Het allerbelangrijkste wanneer u bent aangewezen als notulist is om vooral niet deel te nemen aan de vergadering. Voor veel mensen kan het verleidelijk zijn om dit juist wel te doen, maar dan is het eigenlijk niet meer mogelijk om uzelf te focussen op uw eigen taak: het notuleren. Wanneer u zelf reageert op bijvoorbeeld een mening van iemand anders of een bepaald agendapunt, is het haast onmogelijk om de vergadering nog objectief te observeren. 

Uw mening notuleren en feiten toevoegen
Aangezien u hierboven hebt kunnen lezen dat het niet de bedoeling is dat u als notulist deelneemt aan de vergadering, is het daarnaast ook echt niet de bedoeling dat u uw eigen mening in de notulen verwerkt. Ook de notulen moeten zo objectief mogelijk zijn. Wat eventueel wel mogelijk is, is om wanneer u het ergens echt niet mee eens bent dit door te geven aan de voorzitter van de vergadering of om eventueel mee te laten nemen in de volgende vergadering.

Een ander ding wat echt not done is, is het toevoegen en/of verbeteren van informatie. Als zaken op een bepaalde manier besproken zijn, dan dienen ze ook op deze manier terug te komen in de notulen. Ook al denkt u dat het eigenlijk beter anders kan. De juiste oplossing hiervoor? Overleg dit even met de voorzitter of stel hier een bepaalde stramien voor op.

Snel meeschrijven
Tijdens een discussie waar er vooral veel door elkaar heen gepraat wordt, wordt door de notulist over het algemeen gedacht dat snel meeschrijven de oplossing is. Maar dit is juist niet het geval. Het is veel beter om actief te luisteren, waardoor u beter onderscheid kunt maken tussen inhoudelijke bijdragen, procedures en sociale uitspattingen. Als u snel meeschrijft, helpt dit dus later juist niet met het uitwerken van uw notulen. Het is veel belangrijker om die focus aan te brengen: wat is nou echt van belang voor de lezer.

« back to list