Groen en centraal gelegen vergaderlocatie
Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW

groen en centraal gelegen
nabij Utrecht per auto in 2min te bereiken

gratis wifi
in alle vergaderzalen en hotelkamers

gratis parkeren
+ station shuttle vanaf Amersfoort CS

10 praktische tips voor het notuleren tijdens een vergadering

De rol van notulist is gedurende een vergadering net zo belangrijk als de rol van voorzitter. De taak van de notulist is namelijk om een geordende en relevante samenvatting van de vergadering te maken. Zowel voor als tijdens en na de vergadering heeft een notulist werk. Vergis uzelf dus niet in deze rol, want zo eenvoudig is het niet. Wij verlichten u graag in uw taak door het geven van deze 10 praktische tips. Doe er uw voordeel mee!

  1. Bestudeer de agenda
    Begin met het bestuderen van de agenda. Dit is namelijk uw leidraad gedurende de vergadering. Op deze manier weet u namelijk wat de belangrijkste punten van de bespreking zijn en wat er allemaal de revue passeert.

  2. Bekijk voorgaande notulen
    Bekijk voorgaande notulen om te weten wat er qua stijl en qua inhoud van uw verwacht wordt. Waar bij de ene organisatie alleen actiepunten voldoende zijn, wordt bij de andere juist verwacht dat de totale discussie op papier staat met wie wat gezegd heeft.

  3. Papier of digitaal
    Maak voor uzelf uit of u liever met pen en papier werkt of liever digitaal notuleert. Gebruik een notuleervorm die u het beste ligt.

  4. Kies de juiste plek
    Tijdens de vergadering is het belangrijk dat u op de juiste plek zit. De juiste plek is daar waar u iedereen kunt zien en vooral iedereen kunt verstaan. Mocht je iemand een keer niet goed verstaan hebben, schroom dan niet en vraag om een herhaling.

  5. Neem niet deel aan de vergadering
    Notuleren is vele malen intensiever dan altijd gedacht wordt. Houd uzelf daarom alleen bezig met de notulen. Want én notuleren én deelnemen aan de vergadering gaat niet samen. Wees dus onafhankelijk.

  6. Gebruik steekwoorden
    Alles woord voor woord uitschrijven tijdens een vergadering is onbegonnen werk. Schrijf dus in telegramstijl en gebruik steekwoorden. Wees niet te summier, want u moet na de vergadering nog wel alles kunnen vertalen naar een correct verslag.

  7. Markeer genomen besluiten
    Onderstreep of markeer op de één of andere manier genomen besluiten en gemaakte afspraken. Zo heb je voor jezelf de belangrijkste actiepunten al duidelijk op een rijtje.

  8. Vraag waar nodig om verduidelijking
    Iedereen verwacht dat de notulen goed zijn en hier heeft iedereen ook baat bij. Vraag na de vergadering dus om verduidelijking waar nodig of vat zelf de belangrijkste punten samen.

  9. Maak de notulen meteen
    Maak direct na de vergadering het verslag. Op deze manier voorkomt u namelijk dat u zaken vergeet, want het zit nog vers in het geheugen. De overige deelnemers verwachten de notulen namelijk ook snel.

  10. Neem de tijd
    Notulen uitwerken kost tijd. Houd rekening met een 1:1 factor. Duurde de vergadering 1 uur? Dan heeft u dit uur ook nodig voor het uitwerken van de notulen. Plan deze tijd dus ook echt in voor uzelf.

Zoals u leest, is de rol van notulist nog niet zo simpel als gedacht. En aangezien de notulist niet kan deelnemen aan de vergadering zelf, is het erg belangrijk dat deze rol elke keer door een ander aangenomen wordt. Zo leert én iedereen notuleren én heeft iedereen voldoende ruimte om zijn of haar zegje te doen.

« terug naar overzicht