Groen en centraal gelegen vergaderlocatie
Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW

groen en centraal gelegen
nabij Utrecht per auto in 2min te bereiken

gratis wifi
in alle vergaderzalen en hotelkamers

gratis parkeren
+ station shuttle vanaf Amersfoort CS

25 tips bij het organiseren van een congres

25 tips bij het organiseren van een congres

Een congres organiseren kost veel tijd en energie. De voorbereiding vraagt om de nodige inspanning, maar ook op de dag zelf moet u aan veel dingen denken. Om te zorgen dat u niets vergeet kunt u gebruik maken van deze handige checklist. Lees 25 tips bij het organiseren van een congres.

1. Begin op tijd met de organisatie
Beter te veel tijd dan te weinig! De tijd gaat sneller dan u in de gaten heeft.

2. Kies de juiste datum voor uw congres
Houd bijvoorbeeld rekening met feestdagen en vakanties.

3. Bepaal het budget
Weet vanaf het begin wat u te besteden heeft en pas activiteiten hier op aan.

4. Maak een goede planning
Wat moet wanneer gebeuren en door wie?

5. Zorg voor voldoende capaciteit
Wie heeft u nodig en hoeveel tijd gaat het kosten?

6. Organiseer het event bewust voor een specifieke doelgroep 
Zo bent u het meest relevant.

7. Kies voor een geschikte locatie
De locatie moet functioneel zijn, maar ook inspireren.

8. Kies voor een locatie die goed bereikbaar is
Bij voorkeur in het midden van het land en zowel per auto als openbaar vervoer goed bereikbaar.

9. Zorg dat er voldoende parkeergelegenheid is
En geef (vooraf en ter plekke) duidelijk aan waar bezoekers kunnen parkeren.  

10. Zorg voor voldoende faciliteiten
Denk aan beamers, laptops, gratis Wi-Fi, maar ook toiletten en catering. 

11. Denk na over aankleding en catering
Organiseert u een congres om te inspireren? Zorg dan dat het er inspirerend uit ziet!

12. Stel het programma zorgvuldig samen
Houd daarbij altijd de interesses van uw doelgroep in het achterhoofd. 

13. Kies een geschikte dagvoorzitter
Lees 5 tips om de juiste dagvoorzitter voor uw congres te kiezen.

14. Zorg voor variatie in het programma
Voorkom dat bezoekers te lang luisteren en voeg interactieve sessies of workshops toe.

15. Maak een goede uitnodiging
Maak met heldere tekst en sprekende beelden duidelijk waarom uw doelgroep hierbij móet zijn.

16. Besteed extra aandacht aan de promotie
Verspreid het evenement via al uw kanalen en stuur genodigden een herinnering. 

17. Zorg voor een laagdrempelig aanmeldproces
Bij voorkeur kost het aanmelden slechts een paar seconden de tijd.

18. Test techniek vooraf
Niets komt zo knullig over als een presentatie die niet wil starten. 

19. Maak een goede taakverdeling
Zo gebruikt u de tijd het meest efficiënt.

20. Werk met een draaiboek
Hierin legt u vast wie waarvoor verantwoordelijk is en wanneer.

21. Voorkom lange rijen bij het inchecken
Bereid u erop voor dat de meeste bezoekers tegelijk binnen zullen komen. Zorg dat zij snel geholpen worden aan hun tag of naambordje.

22. Bedank alle gasten voor hun komst
Het is prettig als de dagvoorzitter aan het einde een dankwoordje doet, maar achteraf een e-mail versturen is ook een goede optie.

23. Neem ook de mening van gasten mee in uw evaluatie
Stuurt u een e-mail om bezoekers te bedanken? Vraag dan ook naar hun mening!

24. Evalueer uw evenement
Roep iedereen bij elkaar om de goede punten en verbeterpunten te bespreken.

25. Noteer concrete verbeterpunten als handleiding voor het volgende evenement
Zo wordt uw volgende evenement nóg beter!

Meer handige tips over het organiseren van een event

Bekijk ons blog voor meer inspiratie! Zoekt u een mooie en duurzame vergader- of evenementenlocatie in Utrecht? Dan kunt u bij Landgoed ISVW terecht. Neem vrijblijvend contact met ons op, wij helpen u graag.

 


« terug naar overzicht