Groen en centraal gelegen vergaderlocatie
Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW

groen en centraal gelegen
nabij Utrecht per auto in 2min te bereiken

gratis wifi
in alle vergaderzalen en hotelkamers

gratis parkeren
+ station shuttle vanaf Amersfoort CS

5 handige technieken tijdens een vergadering

5 handige technieken tijdens een vergadering

Werkt u op een kantoor? Dan kunt u er niet omheen: vergaderen. Het is belangrijk om met een groep zaken te kunnen bespreken, maar vergaderen kost vaak veel tijd. Hoe zorgt u dat een vergadering zo efficiënt mogelijk verloopt én daadwerkelijk iets oplevert? We helpen u graag met deze 5 handige vergadertechnieken.

Vergader met een agenda

Een vergadering heeft altijd een doel. Helaas wordt het doel vaak uit het oog verloren en zijn we geneigd om onszelf te verliezen in het praten. Vergader daarom altijd met een agenda. Stel vooraf (eventueel samen) een agenda op en bepaal wat de output van de vergadering moet zijn. Wat gaat u bespreken? Waar gaat u beslissingen over nemen? Wie of wat heeft u daarvoor nodig? Werk toe naar een duidelijk doel. Heeft u moeite met een agenda opstellen? Dan is het misschien niet noodzakelijk om te vergaderen. Uw collega’s enkel bijpraten over bepaalde onderwerp kan ook op een andere manier, zoals via e-mail. 

Wijs een voorzitter aan

Elke vergadering heeft een voorzitter. Dit hoeft niet degene te zijn met de hoogte functie en ook zeker niet telkens dezelfde persoon. Het gaat erom dat één iemand verantwoordelijk is om de vergadering in goede banen te leiden. De voorzitter bewaakt de agenda, houdt de tijd in de gaten, is gespreksleider in discussies die weinig vruchtbaar zijn en hakt knopen door. De voorzitter is overigens níet verantwoordelijk voor de notulen. Dit zijn twee totaal verschillende rollen die lastig met elkaar te combineren zijn. Wijs naast een voorzitter dus óók een notulist aan.

Voorbereiding is het halve werk

Een efficiente vergadering heeft goede voorbereiding nodig. Zo gaven we al aan dat het opstellen van aan agenda belangrijk is, maar er is meer werk te doen. Zorg dat alle deelnemers van de vergadering precies weten wat er van hen verwacht wordt. Hebben ze voorkennis nodig? Stuur nog vooraf informatie toe en geef duidelijk aan dat zij dit moeten doorlezen om goed deel te kunnen nemen. Heb je meningen nodig vanuit verschillende expertises? Mail dan vooraf waar je over wil spreken en zorg dat je collega’s vast de kans krijgen om hier over na te denken. Houd er rekening mee dat deze voorbereiding ook tijd kost. Maar deze tijd verdient u dubbel en dwars terug in de efficiënte vergadering die volgt!

Creëer een veilige omgeving

Vergaderen is nooit een doel op zich maar een middel om te komen tot output. Het is daarom belangrijk om vooraf te bedenken wat u nodig heeft voor deze output. Eén van de voorwaarden is een veilige omgeving, waarin iedereen zich in de gelegenheid voelt om vrijuit te spreken. Is een vergadering privacygevoelig, zorg dan voor een afgesloten ruimte of een ruimte op een externe locatie, zodat niemand het gevoel heeft dat hij of zij zich moet inhouden. 

Hierbij is ook een goede gesprekleider of voorzitter van belang. Vooral collega’s die van nature wat meer introvert zijn, kunnen het lastig vinden om de discussie aan te gaan met iemand die wat meer dominant is. Het is de taak van de gespreksleider om te zorgen dat iedereen wordt gehoord en een meer bescheiden collega niet zomaar wordt overruled door iemand die toevallig harder praat.

Mindmapping als vergadertechniek

Heeft u de eerste vier vergadertechnieken opgevolgd? Dan heeft u een stevige basis voor een goede vergadering! Til uw vergadering naar het volgende niveau met de vergadertechniek mindmapping. Mindmappen is een techniek om (ingewikkelde) informatie te structureren en overzichtelijk te maken. Een mindmap begint altijd vanuit een centraal onderwerp of een probleemstelling. Vanuit daar schrijft u alle zaken op die hiermee te maken hebben. Deze thema’s vormen de eerste ‘laag’ rondom de centrale probleemstelling. Elk thema specificeert u vervolgens weer in subthema’s en zo komt u tot een boomstructuur. Op deze manier maakt u de uitdaging steeds specifieker en concreter en komt de oplossing al snel dichterbij.

Meer handige vergadertips?

Lees ons blog voor meer handige tips over vergaderen en het organiseren van congressen en andere evenementen. Wilt u deze handige vergadertechnieken toepassen op een externe vergaderlocatie? Ook dan bent u bij landgoed ISVW aan het juiste adres! Neem gerust contact met ons op, dan bespreken we de mogelijkheden.

« terug naar overzicht