Groen en centraal gelegen vergaderlocatie
Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW

groen en centraal gelegen
nabij Utrecht per auto in 2min te bereiken

gratis wifi
in alle vergaderzalen en hotelkamers

gratis parkeren
+ station shuttle vanaf Amersfoort CS

7 manieren om van uw evenement een fiasco te maken

7 manieren om van uw evenement een fiasco te maken

Een event organiseren is een goede manier om in verbinding te komen met uw klanten of zakenrelaties. Heel erg waardevol dus, mits u het goed aanpakt. Want het organiseren van een evenement kost nu eenmaal veel tijd en voorbereiding. Hoe zorgt u ervoor dat het de moeite waard is? Lees in dit artikel 7 manieren om van uw evenement een fiasco te maken.

Weinig promotie, weinig bezoekers

Om bezoekers naar het evenement te lokken heeft u natuurlijk (e-mail) uitnodigingen verstuurd. Maar wat blijkt? Tot uw schrik heeft het evenement slechts een handjevol bezoekers aangetrokken. Dit kunt u voorkomen door het evenement goed te promoten. Één mail versturen is waarschijnlijk niet genoeg om prospects te overtuigen. Communiceer het evenement daarom via al uw kanalen en stuur per e-mail een herinnering naar de mensen die zich nog niet hebben aangemeld. Zorg er in ieder geval voor dat de prospects meerdere malen in aanraking komen met het evenement.

Evenement zonder draaiboek

Op de dag zelf komt het aan op de details, waardoor er veel fout kan gaan. Stel u eens voor: de presentatie van een van de sprekers wil niet starten, terwijl ergens anders de koffie wordt klaargezet in de verkeerde ruimte. Om te voorkomen dat u op de dag van het evenement heen en weer aan het rennen bent om alles en iedereen op de juiste plek te krijgen, is het verstandig om te werken met een draaiboek. In het draaiboek legt u vast wie wat moet doen op welk moment en op welke plek. Zo weet iedereen wat hij of zij moet doen en kunt u overzicht houden.

Geen aansluiting met de doelgroep

De zalen stromen vol en alles verloopt zoals in het draaiboek is vastgelegd. Alles lijkt goed te gaan, totdat de eerste spreker begint. In de eerste minuut worden al drie vragen gesteld uit de zaal. Dan blijkt dat het publiek het niveau van de spreker niet aankan. Hoe voorkom je deze situatie? Bedenk van tevoren goed wie u wil uitnodigen. Wilt u experts inspireren en uitdagen of wilt u juist een totaal nieuw onderwerp introduceren aan prospects? Zorg ervoor dat de inhoud van het evenement aansluit op de behoeften en het niveau van de doelgroep.

Onvoldoende faciliteiten op locatie

Een enthousiast publiek verlaat de zaal nadat de eerste sprekers een mooi verhaal hebben gehouden. Nu is het tijd voor pauze en er ontstaat binnen enkele seconden een enorme rij voor het enige toilet in het gebouw. Op deze manier kan de locatie met de aanwezige faciliteiten het evenement maken of breken. Zorg daarom altijd dat de basis goed is. Organiseer het evenement bij voorkeur op een locatie waar alles al aanwezig is: toiletten, stoelen, beamers, laptops, eventueel gratis Wi-Fi en voldoende eten en drinken.

Onbereikbare locatie

De bereikbaarheid van een evenement speelt een grote rol in de keuze om erheen te gaan. Heeft u een interessant evenement gevonden, maar moet u er urenlang voor reizen? Grote kans dat u besluit niet te gaan. Een landelijk evenement kan bijvoorbeeld het beste plaatsvinden in het midden van Nederland. Zo is het voor iedereen bereikbaar. Zoekt u een geschikte locatie? Kijk dan altijd of de locatie zowel per auto als per openbaar vervoer te bereiken is. Anders sluit u een deel van uw doelgroep uit. 

Ongeïnspireerde omgeving 

De sfeer van een evenement wordt grotendeels bepaald door de omgeving. Geef toe: tussen vier saaie grijze muren raakt u moeilijk geïnspireerd. Wilt u de bezoekers een mooie inspirerende dag bezorgen? Zorg dan voor een mooie, bijzondere of inspirerende omgeving. Wanneer de bezoekers van uw evenement de locatie binnenlopen moeten zij direct zin krijgen in het evenement. Wat dacht u van een mooie locatie midden in het groen?

Niet evalueren

Last but not least: het evenement zit erop en u bent blij dat alles goed is verlopen. U gaat weer over tot de orde van de dag. Verstandig? Nee. Het is belangrijk om het evenement na afloop goed te evalueren. Roep het team bij elkaar om het evenement door te spreken en schrijf verbeterpunten op. Bonustip: vraag bezoekers naar hun mening via een e-mail waarin u ze bedankt voor hun aanwezigheid. Zo leert u van deze ervaring en kunt u volgend jaar een nóg beter evenement neerzetten!

Op zoek naar een mooie en duurzame vergader- of evenementenlocatie in Utrecht? Dan kunt u bij Landgoed ISVW terecht. Neem vrijblijvend contact op of bekijk ons blog voor meer inspiratie. 

« terug naar overzicht