Groen en centraal gelegen vergaderlocatie
Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW

groen en centraal gelegen
nabij Utrecht per auto in 2min te bereiken

gratis wifi
in alle vergaderzalen en hotelkamers

gratis parkeren
+ station shuttle vanaf Amersfoort CS

In 10 stappen een kennisevent organiseren

In 10 stappen een kennisevent organiseren

Het organiseren van een kennisevent is een uitstekende manier voor klantenbinding en een goede mogelijkheid om uw autoriteit binnen de markt te claimen. Wilt u een eerste evenement organiseren? Houd er dan wel rekening mee dat het veel tijd vergt. In dit artikel geven we enkele handige handvatten met onderstaande 10 stappen.

Stap 1. Bepaal de doelgroep

Voor wie is uw kennisevent interessant? Denk ook na over wie u allemaal wilt uitnodigen. Zijn dat alleen klanten of ook prospects? Wanneer u dit in beeld heeft dan kunt verder nadenken over de invulling van het event die goed past bij de doelgroep.

Stap 2. Bepaal het budget

Voordat u met allerlei leuke ideeën komt is het goed om eerst na te denken over het budget dat u aan het event kunt besteden. Met een inzicht in het budget dat u wilt uitgeven kunt u namelijk betere en meer reële keuzes maken. Een event organiseren in hartje Amsterdam is tenslotte vaak een stuk duurder dan een congreslocatie in de natuur bij Utrecht.

Stap 3. Kies de juiste datum

Een evenement kan pas een succes worden wanneer er mensen aanwezig zijn. Om deze reden is het belangrijk om goed na te denken over een geschikte datum. Houd rekening met de seizoenen, vakantieperiodes en feestdagen. Verder moet u ook rekening houden met de doelgroep en welke dagen over het algemeen meer geschikt zijn.

Stap 4. Regel een geschikte locatie

Waar gaat u het evenement geven? Dat is een belangrijke vraag. Enerzijds moet het er mooi uitzien, anderzijds is een praktische locatie erg belangrijk. Denk bijvoorbeeld na over de bereikbaarheid, parkeergelegenheid en de capaciteit. Komen bezoekers van ver? Dan is het verstandig om te kijken naar een congreslocatie met de mogelijkheid om te overnachten.

Stap 5. Stel het programma op

Na de praktische zaken kunt u nu nadenken over het leukste onderwerp, het programma. Het doel van een kennisevent is het overdragen van kennis. Wat hierbij niet mag ontbreken zijn inspirerende sprekers met expertise op een relevant onderwerp. Benader de sprekers die u in gedachten heeft en maak vervolgens een tijdschema voor die dag. Vergeet niet om wat tijd tussen de sprekers in te plannen, want u zult zien dat de sessies op zo een dag altijd uitlopen.

Stap 6. Catering en aankleding

Vaak kunt u dit eenvoudig regelen in overleg met de evenementenlocatie waar u het evenement gaat houden. Denk zelf wel na over uw voorkeuren en de mogelijkheden die binnen het gestelde budget passen. En heeft u graag een aankleding die past bij uw eigen huisstijl? Dan zult u dat waarschijnlijk zelf moeten aanleveren. 

Stap 7. Maak de uitnodiging

De uitnodiging is een van de eerste momenten dat u naar uw doelgroep communiceert over het event. Belangrijk is dat u de doelgroep ervan overtuigt dat ze het evenement niet mogen missen. Zorg tevens voor zo min mogelijk drempels in het aanmeldproces. Het versturen van een mailing is een goede manier om een uitnodiging te versturen. Zo kunnen ze zich vervolgens met enkele klikken op de knop inschrijven. 

Stap 8. Meer marketing

Nadat u de uitnodigingen heeft verstuurd kunt u nog meer aandacht geven aan het organiseren van het evenement.  Dit is zeker belangrijk wanneer u ook graag prospects op bezoek krijgt. Want waarschijnlijk heeft u niet iedere prospect een mailing gestuurd en zullen ze dus zelf naar u toe moeten komen voor een inschrijving. Communiceer het evenement via al uw eigen kanalen en houdt uw doelgroep op de hoogte van het laatste nieuws. 

Stap 9. Stel een draaiboek op

Op de dag zelf moet er ontzettend veel gebeuren en kan er dus ook ontzettend veel mis gaan. Om deze reden is het heel belangrijk dat u voorafgaand een goede planning opstelt. In een draaiboek staat precies wie wat moet doen om alles goed te laten verlopen. 

Stap 10. Bedank en evalueer

Zit het evenement erop en is alles succesvol verlopen? Dan bent u nog niet klaar. Een belangrijk onderdeel is het versturen van een bedankbrief of mailing. Dit verhoogt namelijk de waardering van de klant. In een bedankbrief kunt u ook vragen naar de mening van de bezoeker. Deze reactie kunt u meenemen in de evaluatie die u vervolgens houdt. Ga na wat goed ging en wat de volgende keer anders kan. Zo kunt u volgend jaar de verwachtingen overtreffen. 

Doe uw voordeel met deze tips en organiseer een geslaagd kennisevent. Bent u geïnteresseerd in een geschikte locatie voor het event? Bekijk dan eens onze prachtige evenementenlocatie in Utrecht in de natuur of neem vrijblijvend contact voor meer informatie. We zijn u graag van dienst. 

« terug naar overzicht