Groen en centraal gelegen vergaderlocatie
Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW

groen en centraal gelegen
nabij Utrecht per auto in 2min te bereiken

gratis wifi
in alle vergaderzalen en hotelkamers

gratis parkeren
+ station shuttle vanaf Amersfoort CS

Klaar met eindeloze vergaderingen? 5 tools om effectiever te vergaderen

Klaar met eindeloze vergaderingen? 5 tools om effectiever te vergaderen

Sommige bedrijven lijken langdradig vergaderen tot een kunst te verheffen. Jammer als u juist liefst zo snel mogelijk weer aan de slag wilt. Daarom geven we in dit artikel 5 tips/ tools waarmee vergaderen een stuk effectiever wordt.

Digitaal notuleren

Meestal is het wel handig als iemand notulen bijhoudt tijdens de vergadering. De kans dat u over een maand nog precies weet wat er tijdens die ene bespreking is gezegd, is tenslotte klein. Dat betekent dus lekker meeschrijven of typen tijdens de vergadering. Helaas is een laptop niet altijd toegestaan en moet u handgeschreven notities achteraf uitwerken. De zogenaamde smartpen is hier een handige tool waarmee u op een speciaal schrift uw aantekeningen uitschrijft. Zo schrijft u dus gewoon met de hand, maar worden al uw aantekeningen direct digitaal verwerkt. Extra handig: veel smartpennen beschikken ook over de mogelijkheid om audio-opnames op te nemen.

Scan aantekeningen met uw smartphone

Een tool die hierbij aansluit zijn apps waarmee u aantekeningen eenvoudig naar uw smartphone scant. Een voordeel ten opzichte van ‘gewoon een foto maken’ is dat deze apps enkel het object scannen en niet bijvoorbeeld de tafel er omheen. Dit zorgt voor een professioneel en overzichtelijk resultaat. Naast aantekeningen kunt u ook bijvoorbeeld afbeeldingen en bonnetjes inscannen zodat u ze direct digitaal heeft. Een bekende app op dit gebied is bijvoorbeeld Office Lens.

Digitaliseer uw mindmaps

Tijdens een brainstorm of het bedenken van een concept passeren behoorlijk wat ideeën. Een mooi proces, maar wel één die vaak om wat structuur (achteraf) vraagt om overzichtelijk te worden. Een pagina vol gekrabbeld met aantekeningen kunnen voor u prima overzichtelijk zijn, maar voor collega’s een onsamenhangende wirwar van info. Gelukkig zijn er verschillende digitale tools waarmee u mindmaps eenvoudig uitwerkt. Voorbeelden zijn FreeMind en Cayra. Zo gaat de creativiteit van de sessie niet verloren doordat de oorspronkelijke mindmap niet meer te lezen is.

Liveverbinding met uw collega’s

Effectiever vergaderen kan ook betekenen dat u niet eerst stad en land hoeft af te reizen om toch samen te overleggen. Op afstand vergaderen via een liveverbinding is hier dus een prima optie. En, weinig verrassend, hier zijn volop opties voor. De meest bekende zijn Skype en Google Hangout waarmee eenvoudig verbinding met meerdere collega’s of klanten gelegd kan worden. Deze tools zijn ook ideaal als er onverwacht vergaderd moet worden, maar niet iedereen op locatie aanwezig is. 

Een kristalheldere taakverdeling

Uit de meeste vergaderingen rollen actiepunten die opgepakt moeten worden. Helaas is er altijd die ene collega’s die zijn of haar actiepunten standaard vergeet. Wel zo handig om meteen een overzichtelijke digitale takenlijst te maken en deze met de betrokken personen te delen. Bekende apps op dit gebied zijn Wunderlist en Teamwork. Ook handig om het verdere verloop van het project in de gaten te houden en op de hoogte te blijven van alle werkzaamheden.

Tot zover onze tips voor handige tools tijdens het vergaderen. Interesse in meer handige tips over vergaderen en efficiëntie? Bekijk dan ook het ISVW blog en haal nog meer uit uw vergaderingen. 

« terug naar overzicht