Groen en centraal gelegen vergaderlocatie
Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW

groen en centraal gelegen
nabij Utrecht per auto in 2min te bereiken

gratis wifi
in alle vergaderzalen en hotelkamers

gratis parkeren
+ station shuttle vanaf Amersfoort CS

Stappenplan: het voorbereiden van een efficiënte vergadering

Stappenplan: het voorbereiden van een efficiënte vergadering

Vergaderen is helemaal niet zo erg. Als het maar efficiënt gebeurt en dat wat besproken moet worden ook daadwerkelijk besproken wordt. Als voorzitter speelt u hierin een grote rol en zeker in de voorbereiding is veel winst te behalen. Ze zeggen niet voor niets; een goede voorbereiding is het halve werk. Dus ga je vergaderen en wil je tips? Bekijk dan hieronder een stappenplan voor het voorbereiden van een efficiënte vergadering.

Bepaal het doel van de vergadering

Organiseer een vergadering alleen als het daadwerkelijk nodig is. Bedenk goed waarom u en uw collega’s samen moeten komen om zaken te bespreken. Gaat het alleen om mededelingen? Dan is een vergadering niet nodig. Mededelingen kunnen namelijk beter verspreid worden via een bericht, een kwestie van effectief communiceren. Het is het beste dat er een doel of vraagstuk ligt en aan de hand daarvan een vergadering wordt gepland. Op zo een moment heeft u het doel van de vergadering goed voor ogen.

Wie nodigt u hiervoor uit?

Nu het doel van de vergadering duidelijk is, kunt u ook bedenken voor welke collega’s het van toegevoegde waarde is om bij de vergadering aanwezig te zijn. Het is echt niet nodig om iedere keer de gehele afdeling uit te nodigen bij een meeting. Dit is zonde van de tijd, zorgt voor irritatie en werkt niet efficiënt. 

Stel de agenda op

Tijdens de voorbereiding is het opstellen van een agenda een van de belangrijkste punten. Enerzijds stelt u hier een aantal praktische zaken vast, zoals waar en hoe laat de vergadering plaats vindt, wie er deelnemen en wie wat moet voorbereiden. Daarnaast stelt u hier de onderwerpen en actiepunten vast die tijdens de meeting besproken moeten worden. Dit zorgt voor structuur van de vergadering en voorkomt dat de vergadering onnodig lang gaat duren. Wilt u het helemaal goed voorbereiden? Maak dan een tijdsinschatting per agendapunt. 

Nodig de deelnemers uit

Het verspreiden van de agenda onder de deelnemende collega’s dient tevens als uitnodiging. Aan de hand van de agenda kunnen de deelnemers zich goed voorbereiden op de vergadering en effectief communiceren wat ze willen bespreken. Ze kunnen zich verdiepen in het onderwerp en bedenken wat ze willen vragen en wat ze willen toevoegen. Dit zorgt ervoor dat iedereen goed voorbereid aan de vergadering begint. Een stuk efficiënter dus. 

Regel de laatste praktische zaken

Het grootste gedeelte van de voorbereiding zit erop. Wat nog ontbreekt voor een efficiënte vergadering zijn enkele praktische zaken:

  • Regel een geschikte vergaderruimte;
  • Verzorg de juiste audiovisuele hulpmiddelen en zorg dat het werkt;
  • Regel voldoende zitplaatsen;
  • Verzorg andere hulpmiddelen zoals kopieën van de presentatie, papier en pennen;
  • Regel koffie, thee en water voor tijdens de vergadering. Een kleine versnapering is ook lekker en zorgt voor extra concentratie.

Meer handige tips voor een efficiënte vergadering?

Dus ga voor efficiënt vergaderen met onze tips en gebruik bovenstaande stappen om goed aan de vergadering te beginnen. Mogelijke knelpunten zijn tijdens de voorbereiding al gesignaleerd waardoor de meeting soepel en efficiënt verloopt. Dit steelt een hoop irritatie en ergernis. Tot zover onze tips voor een goede voorbereiding van een vergadering. Wilt u meer tips over vergaderen en efficiëntie? Houd dan ons ISVW blog in de gaten. En bent u op zoek naar een goede vergaderruimte met alle faciliteiten? Bekijk dan ook eens onze vergaderlocatie in Utrecht.

« terug naar overzicht