Groen en centraal gelegen vergaderlocatie
Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW

groen en centraal gelegen
nabij Utrecht per auto in 2min te bereiken

gratis wifi
in alle vergaderzalen en hotelkamers

gratis parkeren
+ station shuttle vanaf Amersfoort CS

Waar moet u op letten bij het boeken van een vergaderlocatie?

Waar moet u op letten bij het boeken van een vergaderlocatie?

Vergaderen kan op veel verschillende locaties. Het kan gewoon bij u op kantoor, maar vergaderen op een andere locatie kan zo ook zijn vruchten afwerpen op het gebied van creativiteit, inspiratie en teambuilding. Maar waar moet u op letten bij het boeken van de juiste vergaderlocatie? En wanneer voldoet deze locatie aan de wensen die u en uw medewerkers hebben?

Het budget

Overal hangt een prijskaartje aan, zo ook aan het vergaderen op locatie. U kunt hele plannen voor ogen hebben, inclusief teambuilding activiteiten, lunches, wandelingen en overnachtingen, maar past dit allemaal binnen uw budget? Het is namelijk veel beter om eerst te bepalen wat u uit wilt geven aan het boeken van een vergaderlocatie, dan te beginnen met datgene wat u allemaal wilt doen. Op die manier stelt u niemand teleur door vooraf dingen te beloven, die achteraf niet waargemaakt kunnen worden.

Centraal gelegen of achteraf?

Waar komen de deelnemers aan uw vergadering allemaal vandaan? Zijn het alleen medewerkers van het bedrijf of gaat het om deelnemers verspreid over het hele land of zelfs internationale mensen? U kunt uzelf voorstellen dat dit afhankelijk is van de keuze voor de locatie van de vergadering. Vliegen er mensen in vanuit andere landen, dan is een centraal gelegen vergaderlocatie logischer. Maar gaat het alleen om medewerkers van uw eigen bedrijf, dan is een prachtige landelijke locatie juist een goede optie. Houd hierbij in ieder geval rekening met de reistijden en afstanden van de deelnemers.

De voorzieningen

Niet elke vergaderlocatie beschikt over dezelfde voorzieningen. Heeft u bijvoorbeeld WIFI nodig, meerdere stroomaansluitingen, een beamer of zelfs computers? Dan is het belangrijk om hier goed naar te kijken. Zorg dus dat u voorafgaand aan het boeken van de vergaderlocatie in kaart heeft gebracht welke voorzieningen u sowieso nodig heeft en welke u eventueel zelf kunt verzorgen. Dit om misverstanden achteraf te voorkomen.

Eten en drinken

Waar het op kantoor de normaalste zaak is dat uw medewerkers koffie en thee kunnen pakken en zelf voor hun lunch zorgen, is het belangrijk om dit bij een vergadering op locatie goed te regelen. Eten en drinken is namelijk veel belangrijker dan altijd gedacht wordt. U wilt toch geen negatieve indruk achterlaten op uw medewerkers en relaties? Ga een kijkje nemen bij de vergaderlocatie om daar af te stemmen met de mensen wat u geboden kan worden. Maak gebruik van hun kennis en ervaring.

Een goede vergaderlocatie boeken? Begin dan op tijd met de oriëntatie zodat u datgene krijgt wat aansluit op uw wensen. 

« terug naar overzicht