Groen en centraal gelegen vergaderlocatie
Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW

groen en centraal gelegen
nabij Utrecht per auto in 2min te bereiken

gratis wifi
in alle vergaderzalen en hotelkamers

gratis parkeren
+ station shuttle vanaf Amersfoort CS

Zaken die u moet regelen voor uw vergadering

Zaken die u moet regelen voor uw vergadering

Vergaderen, vergaderen, vergaderen…Een activiteit waar heel werkend Nederland zichzelf wekelijks, al dan niet dagelijks, mee bezighoudt. Maar ondanks dat het zo een veel voorkomend fenomeen is, is het wel belangrijk om elke vergadering tot in de puntjes voor te bereiden. Want dit verwacht u toch ook van de deelnemende partijen? Deze voorbereiding is ook van belang om te voorkomen dat u voor onaangename verrassingen komt te staan. Maar welke zaken moeten dan allemaal geregeld worden? In dit blogartikel stippen we de belangrijkste aan.

Datum en tijd

Zo ongeveer het allerbelangrijkste wat u moet regelen rondom de vergadering zijn de datum en de tijd. Dit, samen met de locatie, zijn zaken die als eerste aan bod dienen te komen. Vooral wanneer u de datum en de tijd weet, kunt u de deelnemers die u wilt uitnodigen alvast op de hoogte stellen. Zo kunnen zij dit vrijhouden in hun agenda. Houd hierbij rekening dat u voldoende tijd inplant, naargelang de gevoeligheid van het onderwerp en de planning die u voor ogen heeft. Plan eerder te ruim qua tijd, dan te strak.

De locatie

Zoals bij datum en tijd al aangekaart, is de vervolgstap het regelen van de locatie. Wat voor vergaderlocatie u kiest, is voornamelijk afhankelijk van het aantal deelnemers. U heeft geen grote zaal nodig voor een klein clubje en andersom. Is het een vergadering die de hele dag of een groot gedeelte van de dag in beslag neemt, dan is het belangrijk dat de betreffende locatie ook voldoende eet- en drinkgelegenheden te bieden heeft. Gaat het meerdere dagen duren? Dan is de mogelijkheid tot overnachten ook belangrijk. Komen de mensen uit het hele land? Zorg er dan voor dat u een locatie vastlegt die centraal gelegen is.

Het doel

Voordat u een vergadering gaat organiseren, is het van belang om het doel van de vergadering voor ogen te hebben. Wat wilt u bereiken? En wie of wat moet(en) er sowieso aan het woord komen? Een vooraf opgesteld doel of meerdere doelstellingen maken het voor u eenvoudig om achteraf te evalueren.

De benodigdheden

Wat zijn de benodigdheden die u nodig heeft bij de vergadering? Is pen en papier voldoende? Of wilt u een beamer en aansluiting hebben omdat u het een en ander wilt presenteren? Moet er gebrainstormd worden? Wilt u de mogelijkheid hebben om in groepen verder te discussiëren? Allemaal zaken om rekening mee te houden bij de voorbereiding en bij de keuze van de locatie.

De deelnemers

Tenslotte is het belangrijk om de deelnemers te bepalen. En om deze deelnemers tijdig te informeren. Zorg ervoor dat de deelnemers tijdig een uitnodiging ontvangen en ook op tijd alle informatie krijgen die ze nodig hebben om aan de vergadering deel te kunnen nemen. Want wanneer u de vergadering op een goede manier voorbereidt, mag u dit ook van uw deelnemers verwachten.

Zoals u ziet kost het regelen van een vergadering, of in ieder geval het regelen van een goede vergadering, toch enige voorbereiding. Maar wanneer u uw vergadering goed voorbereidt, plukt u hier achteraf de vruchten van.

Neem contact op voor meer informatie over de vergaderlocaties van Landgoed ISVW.

« terug naar overzicht