Groen en centraal gelegen vergaderlocatie
Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW Landgoed ISVW

groen en centraal gelegen
nabij Utrecht per auto in 2min te bereiken

gratis wifi
in alle vergaderzalen en hotelkamers

gratis parkeren
+ station shuttle vanaf Amersfoort CS

Zo maakt u een succesvol draaiboek voor uw evenement

Zo maakt u een succesvol draaiboek voor uw evenement

Organiseert u een evenement? Dan is een goed draaiboek onmisbaar. In een draaiboek staat tot in detail beschreven wat er moet gebeuren, wie welke taken heeft en welke middelen hiervoor nodig zijn. Lees in dit artikel hoe u een succesvol draaiboek maakt voor uw evenement.

Begin op tijd

Zodra u start met de organisatie van het evenement, maak dan direct een start met het draaiboek. Leg vanaf het begin vast welke collega’s en partijen betrokken zijn bij uw evenement. Begint u pas later met een draaiboek? Dan bent u veel tijd kwijt aan het verzamelen van informatie.

Duidelijkheid staat voorop

Een draaiboek voor een evenement is niet alleen bedoeld voor u als organisator, maar voor alle betrokkenen. Het is daarom belangrijk dat het draaiboek voor iedereen duidelijk is. Werk met een ruimtelijke lay-out en categoriseer verschillende onderdelen. Gebruik kleur om het geheel overzichtelijk te maken.

Goede opbouw draaiboek evenement

Zorg dat het draaiboek op een logische manier is opgebouwd. Het moet gemakkelijk zijn om er iets in op te zoeken. Indeling voorbeeld draaiboek evenement:

  • Beschrijving van het evenement
    Begin het draaiboek met een duidelijke beschrijving van het evenement. Wat? Wie? Wanneer? Waar? Waarom? Wat wil je bereiken? Wie zijn de bezoekers? Wees zo compleet mogelijk. Stel bijvoorbeeld een lijst samen met alle betrokkenen en contactgegevens.
  • Actielijst
    De actielijst is de kern van het draaiboek. Hier maak je een schema van alle taken en acties die moeten worden uitgevoerd. Werk op chronologische volgorde en zorg voor de volgende kolommen: datum, tijd, plaats, activiteit, taak, verantwoordelijke, leverancier, contactgegevens én ruimte voor aantekeningen.
  • Achtergrondinformatie
    In het laatste ‘hoofdstuk’ staat alle achtergrondinformatie. Denk hierbij aan (huis)regels, plattegronden, routebeschrijvingen, gebruiksaanwijzingen en een lijst van alle spullen die u nodig heeft.

Noteer de juiste contactgegevens

Het is van wezenlijk belang dat u iedereen kunt bereiken op de dag van het evenement. Noteer in het draaiboek dus geen telefoonnummer van een kantoor, terwijl degene die je nodig hebt in de auto zit. Vraag aan alle betrokkenen een mobiel telefoonnummer waarop hij of zij díe dag te bereiken is.

Beschrijf de risico’s

Denk na over wat er fout zou kunnen gaan. Wie moet u bellen als er iets mis is met de stroomvoorziening? Heeft u een vast contactpersoon voor de locatie? Wie neemt de leiding als er brand uitbreekt? In het draaiboek legt u vast wat de risico’s zijn en wie verantwoordelijk is voor welke acties in noodsituaties. Zorg dus ook voor een lijst met contactgegevens bij calamiteiten.

Neem het draaiboek samen door en evalueer! 

Is het draaiboek voor uw evenement (bijna) klaar? Neem het dan door met alle betrokkenen. Samen zorgt u ervoor dat u niets over het hoofd ziet en dat alle neuzen dezelfde kant op staan. Is het evenement voorbij? Neem het draaiboek ook mee in de evaluatie. Moet het tijdschema worden aangescherpt? Wat kan beter? Zo heeft u meteen een verbeterde versie voor het volgende evenement. Succes!

Gaat u een evenement organiseren en bent u op zoek naar een mooie en duurzame eventlocatie in Utrecht? Dan kunt u bij Landgoed ISVW terecht. Neem vrijblijvend contact op of bekijk ons blog voor meer inspiratie.

« terug naar overzicht